Ideas Para Una Organización De Eventos De Éxito
! Fases de la organización de un evento
A continuación, te damos una serie de tips sobre cómo organizar actos públicos de éxito y sobre cuáles son los servicios que necesitas para triunfar con tu propuesta. Somos una empresa que trabaja y colabora con profesionales expertos en organización de eventos y podemos darte la clave para sorprender a tu audiencia.
Uno de los aspectos más importantes es tener en cuenta la gestión y organización de eventos y, sobre todo, dejarla en buenas manos. Siempre pueden surgir imprevistos el día del evento y es importante que el equipo sepa cómo actuar en cada momento. Otro aspecto a tener en cuenta es que debes determinar el tipo de acto que quieres crear: ceremonias, fiestas y convenciones, entre otros. Luego, debes escoger unos buenos proveedores con experiencia en organización de eventos y empresas patrocinadoras.
Para empezar, debes definir el presupuesto que quieres invertir en la acción puntual. Este aspecto determinará el resto de la coordinación. Otro punto que tiene cierta importancia es la selección y reserva del espacio del lugar donde se realizará. Debes tener un listado de opciones que encajen con tus objetivos y el tipo de evento.
Además, hay un proceso del diseño, planificación y producción que aconsejamos que dejes en manos de profesionales de las relaciones públicas y la comunicación. Esta figura es clave para organizar eventos, ya que sabe cómo dar a conocer todos los servicios, también cómo captar patrocinadores y convocar al número de asistentes definido.
También es necesaria para la coordinación logística y para mandar la convocatoria con la fecha del acontecimiento social a todas las partes implicadas.
En todo evento, ya sea público o privado, es conveniente que escojas ponentes que sean líderes de opinión para comunicar el mensaje adecuado en el momento preciso. Y en toda ceremonia debe haber servicios gastronómicos para todos los gustos. No debes olvidar seguir una serie de pautas y directrices para que todo salga sobre ruedas y así los invitados estén satisfechos.
Recomendamos que cuentes con un profesional de las redes sociales para dar visibilidad a las diferentes actividades de la jornada y para que el acto tenga la repercusión que merece. Las nuevas tecnologías son clave para llegar a ser viral y alcanzar muchas personas con una sola publicación o nota de prensa.
Acto seguido, vamos a definir las fases que debe tener todo proceso organizativo de eventos.
Producción
La producción consiste en que coordines el equipo técnico y humano para que se desarrolle la actividad en el lugar escogido y en el tiempo preciso. Debemos tener en cuenta que el proceso de producción no termina con el evento en sí, sino que, en cuanto se realiza el montaje, también es conveniente coordinar el desmontaje posterior.
En esta fase se llevan a cabo los diseños, la contratación de todo el mobiliario necesario, de los medios técnicos, las azafatas oportunas y la coordinación con la empresa de transporte y montaje, así como con las empresas de cartelería, entre otras necesidades.
Es importante tener en cuenta que se cumplan los objetivos y las metas definidos con anterioridad.
Montaje
En esta etapa entran en juego todas las tareas definidas anteriormente, ya que es el momento de realizarlas, de ejecutarlas.
Se trata de la puesta en escena, del momento de la verdad. Es necesario preparar todo lo necesario para que el evento sea un éxito. Aconsejamos tenerlo todo listo con anterioridad, así estará todo bajo control en el momento de la ejecución.
Ejecución
Es la fase en la que, con los participantes del suceso reunidos en el lugar determinado y al mismo tiempo, se comparten las actividades planificadas. Debes ir haciendo un seguimiento de todas las áreas para asegurarte que todo va sobre ruedas. Y en el caso de que no sea así, es importante improvisar y solventarlo lo antes posible.
Desmontaje
Cuando estamos hablando de eventos, tienes que ser capaz de prever que los expositores necesitan un tiempo para desmontar sus materiales y abandonar la sede del evento dejando todo como estaba al llegar. Es fundamental terminar con antelación y teniendo en cuenta los tiempos necesarios para elaborar las tareas de desmontaje.
Evaluación de resultados
Para que tengas la certeza de que el acto público ha dado los resultados previstos será necesario hacer una evaluación que determine correctamente todos los parámetros definidos con anterioridad.
La evaluación es el proceso que consiste en la observación crítica, la medición exhaustiva y el seguimiento pormenorizado de la ejecución con el objetivo de evaluar sus resultados con mucha precisión.
También puedes hacer una encuesta de satisfacción posterior para ver realmente si los asistentes consideran que la ceremonia ha cumplido con sus expectativas.
Etapa post-evento
Una vez finalizada la ceremonia, hay que realizar una serie de actividades de cierre para evaluar el evento. Para ello, es importante considerar indicadores de calidad, a modo de evidencia de los resultados. En esta fase se mandan las notas de prensa y todo el material conveniente a los medios de comunicación para hacer eco de la acción.
Tipos de eventos
Existen diferentes instituciones y distintas finalidades a la hora de planificar una ceremonia. Dependiendo del público objetivo al que pretendas llegar, se deben ajustar los objetivos y los tipos de reuniones. Estas son las clases de eventos que se pueden planificar:
Organización de eventos deportivos
Se busca conectar con el cliente aprovechando la experiencia positiva que el deporte genera en todos.
Organización de eventos empresariales
Son determinantes para reforzar la identidad de los miembros de una empresa. Pretenden motivar al personal, dar a conocer un caso de éxito, mostrar nuevos productos, conmemorar el rendimiento laboral, entre otros puntos y objetivos.
Organización de eventos musicales
Este tipo de eventos pueden ir desde un pequeño concierto en un pueblo hasta grandes festivales internacionales.
Organización de eventos sociales
Suelen estar más orientados al ámbito privado o familiar y buscan mejorar los vínculos afectivos entre los asistentes.
Organización de eventos corporativos
Se trata de una actividad en directo que pueden planificar empresas, instituciones u organizaciones. La finalidad es captar la atención del público objetivo sobre una cuestión definida.
Organización de eventos gastronómicos
En un evento gastronómico se busca ofrecer una experiencia única a los asistentes, y se suele jugar con los cinco sentidos.
Organización de eventos institucionales
Un acto institucional es un acontecimiento al que asisten representantes de instituciones públicas, privadas o bien celebridades de diferentes ámbitos de referencia.
Organización de eventos de marketing
Sirven para posicionar tu marca y conectar con tus clientes. Buscan la promoción de un producto, marca o servicio a través de interacciones en persona.
Producción de congresos
Un congreso es una reunión de carácter académico y profesional que está coordinada por organismos especializados. Personas que comparten la misma profesión intercambian conocimientos durante una serie de días.
Eventos científicos
<pEl objetivo principal de un evento científico es la divulgación de los resultados de una investigación. Se busca compartir el conocimiento asociado a una serie de resultados científicos, con el respaldo de diferentes líderes científicos.
Realizar una jornada no es una tarea tan sencilla como parece y, para captar nuevos clientes, debes ser capaz de llegar a tu área de influencia con la dirección de eventos de impacto y éxito.
Deja en manos de profesionales con una gran experiencia en el sector la tarea de realizar un acontecimiento que tenga la repercusión que deseas, ya que ellos saben cómo aumentar las posibilidades de ganar visibilidad y notoriedad con la acción.
Hoy en día tienes a tu alcance multitud de opciones para que tu ceremonia cumpla con el protocolo y los objetivos establecidos. Hay agencias y empresas que te ofrecen servicios de calidad de protocolo y organización de eventos, y los hay para todos los bolsillos. Lo más importante es que encuentres una empresa de confianza que te escuche de forma activa y que sepa trasladar tus ideas a la realidad.
Recomendamos que analices diferentes empresas de organización de eventos y que preguntes presupuesto, así como que estudies bien su trayectoria, el tipo de celebraciones que han realizado, clientes con los que han trabajado... Obtener todos los datos posibles te ayudará a tomar la mejor decisión y a apostar por una buena agencia de organización de eventos.
En resumen, en Tac ofrecemos servicios de organización de eventos o asistencia a ferias, también de asesoramiento en la atención comercial y al cliente. Proporcionamos el asesoramiento y las herramientas para conseguir que los visitantes del acto se interesen por lo que quieres ofrecer. Podemos proponerte desde el diseño de la creatividad y el mensaje que debes trasladar en el evento hasta el diseño de los espacios: stands, recepción de asistentes, decoración, grafismos, y cómo no, el recuerdo que esos clientes interesados se lleven del acontecimiento.